Toppari-järjestelmä osaltaan kehittämässä Ilves Futis-Liigan toimintaa

19.06.2018

Mistä on kyse?

Ilves Futis-Liigan käyttöön on luotu Topparijärjestelmä, jonka tarkoitus on selkeyttää ja helpottaa ylläpidon (toimiston) ja toimihenkilöiden (joukkueenjohtaja, valmentaja jne.) toimintaa.
Lisäksi järjestelmässä on valmistauduttu EU:n uuteen GDPR eli tietosuoja-asetukseen. Toppari mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn sähköisesti reaaliaikaisena, jolloin erillisiä yhteystietolomakkeita ei tarvitse tulostella, eikä pitää mukana joukkueen tapahtumissa ja toiminnassa.
Henkilötiedot Ilves ry:n jäsenrekisteriin päivittyvät Futis-Liigan pelaajien osalta suojatun Ilmari-ilmoittautumisohjelman kautta, kun pelaajat ilmoittautuvat mukaan toimintaan. Myös Futis-Liigan toimihenkilöt rekisteröityvät mukaan toimintaan Ilmari-ohjelman kautta. Rekisteröityessään valmentajat ja joukkueenjohtajat tekevät salassapitosopimuksen henkilötietojen käsittelyn osalta. Rekisteröitymisen jälkeen he saavat käyttäjätunnukset Topparijärjestelmään. Topparin avulla jäsenrekisteristä voidaan tuoda kullekin toimijalle ainoastaan toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot. toppari.png


Haastattelussa Henri Karhunen (Topparin kehittäjä)

- Järjestelmän kehittämisen taustoja?

Minulla oli jo viime kesänä todella kevytversio tehtynä, joka jalosti Futis-Liigan ilmoittautumistietoja maksutilanteista sekä joukkueluettelon näkökulmasta. Kaipasin silloin jo kipeästi työkalua lähinnä yhdyshenkilön roolista katsottuna. Koin senhetkisen järjestelmän olevan vaikeasti käytettävä. Mitä ”syvemmälle” olin kaivautunut Futis-Liigan toimintaan olin entistä varmempi, että sähköinen työkalu auttaisi todella paljon toiminnan hallintaa. Paperin pyöritystä, manuaalista työtä sekä tolkuton määrä sähköposteja sinkoili edestakaisin.

Tälle vuodelle EU:n uusi tietosuoja-asetus on tuonut oman haasteensa myös urheiluseuroille. Tästä johtuen toimistolta heräteltiin ajatusta voisiko kyseistä kevytversiota viedä pidemmälle. Tästä syntyi projekti "toppari". Usean kokoontumisen ja ajatusten vaihdon jälkeen aloin tuottamaan järjestelmää, jolla hallitaan ilmoittautumisten jatkojalostus. Myöhemmässä vaiheessa mukaan tuli mm. tapahtumiin ilmoittautuminen toiminnallisuus. Tärkein syy oli kuitenkin päästä viemään toimintaa uusilla sähköisillä menetelmillä uudelle tasolle. Ilveksen Futis-Liigan pelaajamäärät ovat niin valtavia, että niiden hallinnointiin tarvitaan työkaluja. Joukkueenjohtajien tehtävien kannalta isoin etu on se, että he näkevät kauden alussa pelaajien maksutilanteen ajantasaisesti ja voivat tämän tiedon perusteella tilata toimintamaksuun sisältyvät pelipaidat. Kauden aikana he pystyvät Topparin kautta viestimään pelitapahtumiin ilmoittautumiset ikään kuin suoraan kilpailupäällikölle.

- Mistä ohjelman nimi Toppari?

Kun alkuun piti tehdä esittelyä järjestelmästä ja sen ominaisuuksista niin siinä kohtaa mietin, että projektille tulisi saada työnimi. Ajattelin, että olisi hyvä jos se viittaisi jalkapalloon ja jostakin syystä "Toppari" tuli mieleen. Osasyynä nimen valintaan saattaa olla allekirjoittaneen pelipaikka. Topparit ovat jalkapallossa vankkoja tukipilareja ja sitä ohjelmankin tulee olla.

- Kauanko järjestelmän työstäminen on kestänyt? Miten luomisprosessi on edennyt?

Varsinaista työryhmää projektissa ei ole ollut. Järjestelmää on asteittain käyty läpi mm. toiminnanjohtaja Risto Valkealan kanssa. Mukaan on otettu aina tarpeen mukaan niin toimiston rekisteröintimaksuista ym. vastaavia henkilöitä kuten aluepäälliköitä ja yhdyshenkilöitäkin. Kaikki näkökulmat ovat vieneet ohjelman toiminnallisuutta ja kokonaisuutta eteenpäin. Ohjelman tavoite on antaa työkaluja periaatteessa kaikille tasoille Futis-Liigan toiminnassa. Järjestelmässä on jo nyt osa-alueita toimistolle, varusvarastolle, aluepäälliköille, yhdyshenkilöille ja valmentajille sekä joukkueenjohtajille.

Projektin kehittely alkoi siis hieman ennen vuodenvaihdetta 2017/2018, mutta itse ohjelmointityö käynnistyi tammi-helmikuu taitteessa. Siitä koodausta tehtiinkin todella intensiivisesti rekisteröinnin alkamiseen asti. Tämän jälkeen on ollut vielä isoja rutistuksia kauden aloitukseen asti. Työlistalla on yhä useita kohtia, mutta kehitysvauhti on hieman hiipunut kesälle. Tähän on luonnollinen syy - kauden valmennus ja pelikuviot vievät lähes kaikki illat. Tuntimäärässä liikutaan karkeasti noin 400-500 tunnin välimaastossa. Järjestelmä ei ole vielä valmis, joten aikaa kuluu jatkossakin ominaisuuksien kehittelyssä. Tätä tehdään kuitenkin rakkaudesta lajiin.

- Millaista palautetta on tullut? Onko jokin tietty väylä mitä kautta kannattaisi palautteita ja esim. jatkokehittelyideoita antaa?

Palaute on ollut positiivista. Toki näin järeä muutos toimintatapoihin vaatii hieman aikaa, että se saadaan hyvin käytännön tasolla pyörimään. Lisäksi kehityksessä oli niin kiire saada ominaisuudet toimintaan, että käyttöohjeistuksen ja opastuksen tekeminen tuli pahasti jäljessä. Tämä on hankaloittanut paljon tuotteen jalkautumisvaihetta valmentajille ja joukkueenjohtajille. Tällä hetkellä käyttöohjettakin työstetään kuitenkin eteenpäin ja oletan ensi kevään startin olevan joka tasolla huomattavasti kevyempi. Uuden opiskelu on ottanut kaikilta aikaa. Olen kuitenkin kokonaisuutena tyytyväinen käyttöönottoon. Kokemuksesta osasin valmistautua vaikeuksiin. Minulla ei ole tällä hetkellä tiedossa, että joku olisi täysin polttanut päreensä ohjelman kanssa. (Toimituksen huomautus: hiljaisuus on myöntymisen merkki.)

Jatkokehittelyyn on paljonkin ideoita. Tällä hetkellä ensimmäisenä listalla on esim. vihreiden korttien kirjaaminen peli-ilta toiminnassa mukana olevissa joukkueissa. Annetuista korteista saataisiin siis pidettyä listaa Topparissa. Tässä samalla on itsellekkin tullut mieleen, että jos saisi tuon lisättyä ns. vapaakenttä idealla. Järjestelmään saisi täten itse lisäillä pelaajien kohdalle tietoja. Tämä mahdollistaisi esim. maalivahtina olojen kirjaamisen myös Toppariin. Hyötynä olisi, että tieto löytyisi silloin heti kaikille valmentajille.

Toinen merkittävä ajatus on ollut tuoda valmentajien materiaaleja suoraan Toppariin. Tällöin Topparista löytyisi esimerkki harjoituksia suoraan puhelimella selailtavaksi. Idea on periaatteessa sama kuin valmentajaopas ym. mutta sähköisessä muodossa. Tämä vaatii vielä vähän jatkokehittelyä, miten se toisi eniten hyötyä valmentajille.

Joukkueen omat tapahtumat pelaaja-/perhetasolla on ollut koko ajan kuviossa mukana. Tälle kesälle erillisen hobbydeed (HD) systeemin korvaavia ominaisuuksia ei saatu vielä mukaan järjestelmään. Ensi kesänä on kuitenkin kova tavoite, että nämä toiminnot olisi mukana Topparissa. (Toimituksen huomautus: joukkueenjohtajan näkökulmasta hyvä, kun kaikki tapahtuisi yhdessä systeemissä ilman erillisiä kirjautumisia).

Toivon edelleen, että myös järjestelmän käyttäjät antavat vinkkejä ominaisuuksista ja kehitysideoista eli myös risut käytettävyydestä ovat erittäin tervetulleita. Sillä tavalla järjestelmä kehittyy entisestään sellaiseksi, että sen käyttö on miellyttävää ja toimivaa. Paras väylä palautteen antamiseen on sähköposti, joka ollut mukana Topparin käyttäjätunnusviestissä (henri.karhunen@gmail.com).

- Kertoisitko hieman itsestäsi?

Olen opiskellut aikoinaan tietotekniikan perustutkinnon ja sen jälkeen tietoverkko-insinööriksi. Opiskelujen jälkeen työskentelin muutamassa yrityksessä tiedonkeruu- ja etävalvontajärjestelmien parissa. Näiden jälkeen viimeinen reilu 10 vuotta mennyt ns. omissa kuvioissa. Ensiksi Mastercom Oy:ssa (edelleen kuvioissa), jonka jälkeen noin vuosi sitten perustetussa Primio Oy:ssä. Päätyötäni on erilaiset tiedonkeruujärjestelmät joissa erikoistuminen telematiikkaan, IO:t laitteisiin ja erinäisiin kenttämittausprojekteihin.

Futistaustaa minulla on Sillinjärven Palloseurasta yli 10 vuotta juniorivuosilta. Joskus armeijan ja koulukuvioiden aikaan jalkapallo jäi kokonaan noin kymmeneksi vuodeksi. Oman pojan futiskuvioiden aloitus vei kentille uudestaan myös pelaamismielessä ja sillä tiellä edelleen ollaan Ilves 3:n ringissä. Ikä alkaa näkyä nopeudessa mutta ei onneksi taidoissa.

- Mitä vapaaehtoishommia ja kuinka pitkään olet tehnyt Ilves Futisliigassa?

Futis-Liiga uraan kipinä syttyi, kun olin oman pojan kanssa lapsi-vanhempi ryhmässä. Ilves aloitteli silloin tuota toimintaa ja sinä kesänä oli vain yksi ryhmä. Räsäsen Jannen kanssa siellä tuli vähän jo höpistyä asiasta (hiljainen ja tuppisuu kun olen). Muistin myös juniorivuosilta, että tekijöitä ei koskaan ole liikaa. Tuli tunne, että voisin antaa jotakin lajille takaisinpäin. Tästä innostuneena kävin E-kurssin ja ilmoittauduin valmentajaksi Vehmaisten 2010 syntyneiden aloittavaan ikäryhmään. Tämä ikäryhmä oli silloin F5 ikäryhmä. Siitä toiminta vei mukanaan kuten monen muunkin kohdalla on käynyt. Tykkään todella paljon touhuta lasten ja nuorten kanssa. Joskus tulevaisuudessa ajattelen, että voisin tehdä isompaakin roolia juuri varsinkin F-junioreissa (tytöissä sekä pojissa).

Olen aloittanut 2015 kesällä valmentajana - menossa neljäs kesä toiminnassa. Lisäksi olen ollut kahtena talvena mukana talvitoiminnassa valmentajan roolissa. Viime kesälle toimenkuvani laajeni yhdyshenkilöksi Vuoreksen alueelle. Tänä kesänä olen lisäksi

ollut mukana ns. aluepäälliköiden työryhmässä apuhenkilönä. Toki tänäkin kesänä olen kahdessa joukkueessa lisäksi valmentajana (F8 pojissa sekä F5-F6 tytöissä Vuoreksessa). Vilinää ja vilskettä riittää, mutta päivääkään en vaihtaisi pois!

Henri Karhunen, Ilves FL Topparivastaava, 044 555 2486, henri.karhunen@gmail.com

topparijuttu.jpg 

 

 

Kilpailupäällikkö Kari Hangasmäki (vasemmalla) ja Henri Karhunen


Haastattelussa Kari Hangasmäki (Topparia käyttävä kilpailupäällikkö)

Peli-iltoja on pelattu nykymuodossaan vuodesta 2012 lähtien. Aikaisempina vuosina ilmoittautuminen peli-iltoihin tapahtui niin, että yhdyshenkilöt keräsivät tiedot (puhelimitse, tekstiviestein, mailien välityksellä) osallistuvista joukkueista kaupunginosistaan ja välittivät tiedot sähköpostitse kilpailupäällikölle. Kilpailupäällikkö muodostaa näiden perusteella otteluohjelmat. Haasteen otteluohjelmien laadintaan on tuonut viimehetken muutokset (peliryhmän poisto tai lisäys) sekä tiedon muutoksista saaminen joukkueisiin, joita nämä koskevat, jotta kaikki pelaajat vanhempineen olisivat varmasti oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tarve Topparin kaltaiselle järjestelmälle on ollut jo pitkään. Erityisen hyvää sovelluksessa on se, että ilmoittautumiset, viestintä, rekisteriseuranta ja muut tärkeät toiminnallisuudet löytyvät yhdestä paikkaa. 

Topparijärjestelmä ja sen rinnalla kehittyvä BearIT otteluohjelmien luontiohjelmisto tulevat toimimaan yhdessä synkronoituna mahdollistaen mm. otteluohjelmien luonnin suoraan joukkueen johtajien ilmoitusten perusteella. Joukkueenjohtaja ilmoittaa peliryhmänsä tapahtumaan Topparissa, josta tiedosto siirtyy BearIT:n ohjelmaan automaattisesti ja siellä luodaan tapahtuman otteluohjelmat. Tämä ohjelmistojen yhteistyö poistaa monia virheitä, joita väistämättä tulee ”käsin” ohjelmia tehden. Kilpailupäällikön kannalta katsoen näiden järjestelmien yhteistyö tuo huomattavan avun tehtävien hoitamiseen ja se heijastuu joukkueiden toimintaan parantaen kilpailupäällikön ja joukkueiden välistä yhteistyötä.

Topparissa ilmoittautuminen on tehty joukkueille yksinkertaiseksi. Jokainen peliryhmä on saanut omat ”napit” (punainen, vihreä ja harmaa) ja näitä nappeja käyttäen joukkueen johtaja tai valmentaja ilmoittaa joukkueensa kuhunkin tapahtumaan. Topparitoimintaa tehostaakseen joukkueen osallistumista ilmoitettaessa tulee muistaa ettei yhdenkään peliryhmän tai joukkueen kohdalle jää harmaata nappia näkyviin, vaan ainoastaan punainen tai vihreä, sen mukaan osallistuuko tapahtumaan vai ei.

Toppari-järjestelmän luomisen seuraaminen on ollut erittäin mielenkiintoista. Järjestelmän tuomien toimintojen tehostumisen johdosta voi sanoa, että Topparijärjestelmä tuo Futis-liigan kilpailutoiminnan hallinnan 2000-luvulle.

Kari Hangasmäki, Ilves FL kilpailupäällikkö, 045 354 8818, kari.hangasmaki@ilves.fi

 

Haastattelussa Tiina Valkeala (Topparia käyttävä tapahtumavastaava)

Kauanko olet ollut mukana Ilves futistoiminnassa?

Olen ollut yhteensä Ilves Futis-Liigassa ja Ilveksen toiminnassa mukana liki 10 vuotta. Alkuun toimin kilpailusihteerinä ja pikkujunnujen valmentajana. Nyt olen määräaikaisessa työsuhteessa Ilveksellä ja teen vähän kaikkea varusvarastotöiden lisäksi.

 Millaista työtä teette varusvarastolla (osoite Varastokatu 4, Tampere)

Jaamme joukkueille varusteita kuten tötsät, liivit, maalivahdinpaidat, pantilliset ensiapulaukut, lainapallot ja pillit. Jaamme myös pelipaitoja ja aloittavien ikäluokkien palloja. Aukioloajat painottuvat kauden aloitukseen ja lopetukseen, löytyvät nettisivuilta
https://www.ilvesfutisliiga.fi/joukkue3997.
Minun lisäkseni varusvarastolla työskentelevät Tuija Helminen ja Tea Lindholm.

Onko Toppari auttanut työssänne ja jos on niin miten? 

On hyödyllinen järjestelmä, kun näemme systeemistä ajantasaisesti ovatko toimihenkilöt kuten valmentajat ja joukkueenjohtajat rekisteröityneet tehtäviinsä ja voimme merkata toimihenkilöasut annetuiksi järjestelmään. Helpottaa myös inventaarion tekemisessä, kun saamme raportin annetuista vaatteista. Lisäksi auttanee myös ensi kauden tilausmäärien arvioinneissa.

Tiina Valkeala, Ilves FL tapahtumavastaava, 040 359 5147, tiina.valkeala@ilves.fi

Toimittajana jutussa Kaija Hämelahti (Ilves jalkapallojaoston jäsen ja Vehmaisten yhdyshenkilö)

09.08.2018TÄHTÄÄ TAMMELAAN - ILMOITTAUTUMINEN POIKIEN JA TYTTÖJEN TAITOKOULUIHIN JA NUORIMPIEN JUNIORIEDUSTUSJOUKKUEIDEN AVOIMIIN HARJOITUKSIIN ALKAA (2013 - 2008 -s. TYTÖT JA POJAT)
04.08.2018Talvitoiminnan esite on julkaistu
19.07.2018Ilves järjestää SuperPark futiskoulun 31.7-2.8.2018
19.06.2018Toppari-järjestelmä osaltaan kehittämässä Ilves Futis-Liigan toimintaa
14.06.2018Ilveksen Hyvää Seuraa-Futisjoukkueen kausi puolessa välissä
08.06.2018Kysely liikuntapaikkojen kehittämisestä
07.06.2018Ilves-Appi - Koko Ilves yhdessä paikassa!
21.05.2018Ilves Futis-Liiga ja BearIT Oy yhteistyöhön
20.05.2018Ilmoittaudu mukaan kesän hauskimpaan Futiskouluun 4-7.6
12.05.2018Ilves-VPS Futis-liigan kutsuottelu 18.5

Siirry arkistoon »